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1、逗郵件地----逗開始郵件合并地----逗選擇收件人地按鈕----從彈出的下拉菜單中選擇逗使用現(xiàn)有列表地命令-----出現(xiàn)逗選取數(shù)據(jù)源地對話框。

【資料圖】

2、設(shè)置數(shù)據(jù)源　　數(shù)據(jù)源又叫做收件人列表，實(shí)際上數(shù)據(jù)原種保存的可能不僅僅包括收件人信息，還有可能包括其他信息。

3、　　對于Word 2007的郵件合并功能來說，數(shù)據(jù)源的存在方式很多：一是可以用Word 2007來創(chuàng)建數(shù)據(jù)源；二是可以通過Word表格來制作數(shù)據(jù)源；三是可以用Excel表格制作數(shù)據(jù)源；四是可以使用Outlook或Outlook Express的通訊錄來制作數(shù)據(jù)源；五是可以用指定格式的文本文件保存數(shù)據(jù)源。

4、　?。ㄒ唬┯肳ord自建數(shù)據(jù)源　　用Word 2007建立數(shù)據(jù)源的方法如下：單擊逗郵件地選項(xiàng)卡，在逗郵件地功能區(qū)中單擊逗選擇收件人地按鈕，在下拉菜單中選擇逗鍵入新列表地命令。

5、 Word 2007彈出逗新建地址列表地對話框。

6、 列表中的信息包括職務(wù)、名字、姓氏、公司名稱、地址行等13項(xiàng)內(nèi)容，如果不符合用戶的需要，可以進(jìn)行設(shè)置。

7、例如，這里只需要逗姓名地、逗性別地、逗職務(wù)地、逗工作單位地四項(xiàng)內(nèi)容，需要單擊逗自定義列地按鈕進(jìn)行修改。

8、 在逗自定義地址列表地對話框中，在逗字段名地列表中選中某字段名，如逗電子郵件地址地，然后單擊逗刪除地按鈕。

9、 在彈出的確認(rèn)對話框中，系統(tǒng)詢問用戶是否要?jiǎng)h除該項(xiàng)目，單擊逗是地按鈕進(jìn)行刪除。

10、 重復(fù)上述步驟。

11、修改字段名，在逗字段名地列表中選中字段名，然后單擊逗重命名地按鈕，在彈出的逗重命名 域地對話框中輸入用戶需要的名稱。

12、 定義好字段信息后，單擊逗確定地按鈕，回到逗新建地址列表地對話框中。

13、 在逗新建地址列表地對話框中，根據(jù)字段名輸入相關(guān)信息，每輸完一個(gè)字段，按下逗TAB地鍵即可輸入下一個(gè)字段，每行輸完最后一個(gè)字段后，按下逗TAB地鍵會自動增加一個(gè)記錄。

14、用戶也可以單擊逗新建條目地按鈕來新建記錄，單擊逗刪除條目地按鈕來刪除某條記錄。

15、 當(dāng)數(shù)據(jù)錄入完畢后，單擊逗確定地按鈕，會彈出逗保存通訊錄地對話框，建議將數(shù)據(jù)源保存在默認(rèn)位置。

16、輸入保存的文件名，單擊逗保存地按鈕即可。

17、 （二）使用Outlook的地址簿作為數(shù)據(jù)源　　Microsoft Outlook 2007或者Outlook Exress都是用戶收發(fā)郵件的常用工具軟件，而這兩個(gè)軟件都帶有地址簿功能，把常用的聯(lián)系人放到地址簿中。

18、而Word 2007的郵件合并功能則可以直接使用Microsoft Outlook 2007的地址簿，也可以把Outlook Express的地址簿導(dǎo)出供Word 2007作為數(shù)據(jù)源。

19、具體操作步驟如下：單擊逗郵件地選項(xiàng)卡，在逗郵件地功能區(qū)中單擊逗選擇收件人地按鈕，在下拉菜單中選擇逗從Outlook聯(lián)系人中選擇地命令。

20、 系統(tǒng)彈出逗選擇聯(lián)系人地對話框，單擊逗確定地按鈕。

21、 系統(tǒng)會彈出逗郵件合并收件人地對話框，單擊逗確定地按鈕即可。

22、 　?。ㄈ┦褂肙utlook Express的通訊簿作為數(shù)據(jù)源　　Word 2007并不能直接從Outlook Express的通訊簿中讀取數(shù)據(jù)，因此需要先把Outlook Express的通訊簿導(dǎo)出。

23、導(dǎo)出的步驟如下：啟動Outlook Express，單擊逗地址地按鈕打開通訊簿。

24、 在逗通訊簿地對話框中單擊逗文件/導(dǎo)出/其他通訊簿地命令。

25、 在逗通訊簿導(dǎo)出工具地對話框中，選擇逗文本文件（以逗號分隔）地，然后單擊逗導(dǎo)出地按鈕。

26、 在逗CSV導(dǎo)出地對話框中，設(shè)置導(dǎo)出文件的保存位置，建議保存到逗我的數(shù)據(jù)源地文件夾中，并為導(dǎo)出文件取一個(gè)名稱，然后單擊逗下一步地按鈕，即可導(dǎo)出通訊簿。

27、 　　但Outlook Express的數(shù)據(jù)導(dǎo)出后，Word即可用它來作為數(shù)據(jù)源，操作步驟如下：單擊逗郵件地選項(xiàng)卡，在逗郵件地功能區(qū)中單擊逗選擇收件人地按鈕，在下拉菜單中選擇逗使用現(xiàn)有列表地命令。

28、 在逗選擇數(shù)據(jù)源地對話框中，找到剛才導(dǎo)出的Outlook Express通訊簿文件，然后單擊逗打開地按鈕。

29、 在逗文件轉(zhuǎn)換地對話框中，在逗文件編碼地區(qū)域中選擇逗Windows默認(rèn)地選項(xiàng)，然后單擊逗確定地按鈕即可。

30、 （四）使用其他數(shù)據(jù)源　　Word 2007還可以使用其他數(shù)據(jù)源，如Word自身制作的表格、Excel表格和特定格式的文本文件等，但對這些文件有一定要求。

31、　　對于Word表格來說，該文檔只能包含一個(gè)表，表格的首行必須包括標(biāo)題，其他行必須包含要合并的記錄。

32、　　對于Excel表格來說，表格的首行應(yīng)包含標(biāo)題，其他行必須包含要合并的記錄。

33、Excel表格中可能包含有多張工作簿。

34、　　純文本文檔也可以作為數(shù)據(jù)源，實(shí)際上Outlook Express導(dǎo)出的通訊簿文件就是一個(gè)純文本文件。

35、對于純文本文件來說，需要由多行組成，第一行是標(biāo)題信息，其余的行則是要合并的記錄。

36、不論是標(biāo)題，還是很要合并的記錄，在數(shù)據(jù)之間需要用制表符或逗號分隔開。

37、　　當(dāng)數(shù)據(jù)源文件建好后，Word 2007即可在郵件合并功能中使用它，使用已有數(shù)據(jù)源的方法與使用Outlook Express導(dǎo)出的通訊簿的方法基本相同，都是單擊逗選擇收件人地按鈕，選擇逗使用現(xiàn)有列表地命令打開數(shù)據(jù)源文件。

38、但由于Excel表格中可能包含多張工作簿，因此在打開Excel 表格時(shí)，會出現(xiàn)如圖1所示的對話框，需要用戶手工選擇要用哪張工作簿中的數(shù)據(jù)作為數(shù)據(jù)源，用戶需要正確選擇。

39、　　四、添加郵件合并域　　當(dāng)主文檔制作完畢，數(shù)據(jù)源添加成功后，就要在主文檔中添加郵件合并域了。

40、如果要制作邀請函，數(shù)據(jù)源中應(yīng)該包括收件人的姓名和職務(wù)，也就是說，在制作主文檔時(shí)，在邀請函的抬頭處只需寫上逗尊敬的：地即可，然后在冒號前面增加姓名和職務(wù)的郵件合并域。

41、　　具體操作步驟如下：把光標(biāo)插入點(diǎn)定位于抬頭中逗尊敬的：地冒號前。

42、 在逗郵件地功能區(qū)中單擊逗插入合并域地按鈕，選擇逗姓名地。

43、 再次在逗郵件地功能區(qū)中單擊逗插入合并域地按鈕，選擇逗職務(wù)地，完成合并域的插入。

44、 五、完成郵件合并4. （一）預(yù)覽郵件合并5. 在設(shè)置好主聞到那個(gè)、設(shè)置了數(shù)據(jù)源、插入了合并域后，怎樣才能知道生成的文檔是什么樣的呢看Word 2007的預(yù)覽功能可以直觀地在屏幕上顯示目的文檔。

45、6. 在逗郵件地功能區(qū)中單擊預(yù)覽結(jié)果區(qū)域中的逗預(yù)覽效果地按鈕，即可在屏幕上看到目的文檔。

46、7. 在預(yù)覽郵件合并時(shí)，屏幕上顯示的只是主文檔與某一條數(shù)據(jù)相結(jié)合而產(chǎn)生的文檔，此時(shí)，單擊逗郵件地功能區(qū)中預(yù)覽效果區(qū)域的右向箭頭按鈕，可以查看主文檔與前一條數(shù)據(jù)結(jié)合產(chǎn)生的文檔，單擊右向箭頭按鈕可以查看下一條記錄。

47、8. 如果插入的合并域的格式不符合要求，用戶可以選中合并域，為其設(shè)置字體字號。

48、9. （二）自動檢查錯(cuò)誤10. 逐條地查看預(yù)覽結(jié)果比較麻煩，Word 2007提供了自動檢查錯(cuò)誤功能。

49、要使用這項(xiàng)功能，只需在預(yù)覽效果區(qū)域中單擊自動檢查錯(cuò)誤按鈕，即可彈出一個(gè)逗檢查并報(bào)告錯(cuò)誤地對話框，選中逗模擬合并，同時(shí)在新文檔中報(bào)告錯(cuò)誤地，單擊逗確定地按鈕，Word 2007會模擬合并并檢查錯(cuò)誤。

50、11. 　　如果沒有錯(cuò)誤，會提示用戶沒有發(fā)現(xiàn)郵件合并錯(cuò)誤，一旦發(fā)生了錯(cuò)誤，會彈出一個(gè)對話框，在此對話框中，會告訴用戶哪些合并域沒有在數(shù)據(jù)源中，如果單擊逗刪除域地按鈕，則會從主文檔中刪除該合并域；用戶也可以在逗數(shù)據(jù)源中的域地下拉列表中選擇正確的域，然后單擊逗確定地按鈕，即可用指定的域替代發(fā)生錯(cuò)誤的域。

51、12. 　?。ㄈ┩瓿舌]件合并13. 　　經(jīng)過前兩步的操作，確保合并域的格式符合要求并且沒有錯(cuò)誤后，即可進(jìn)行郵件合并。

52、在進(jìn)行郵件合并時(shí)，有兩個(gè)選項(xiàng)，一是合并到文檔中；二是直接把合并的結(jié)果用打印機(jī)打印出來。

53、14. 　　如果要合并到文檔中，需要在逗郵件地功能區(qū)中單擊逗完成并合并地按鈕，選擇逗編輯單個(gè)文檔地命令，Word會彈出一個(gè)對話框，在此對話框中選擇逗全部地選項(xiàng)，單擊逗確定地按鈕，即可把主文檔與數(shù)據(jù)源合并，合并結(jié)果將輸入到新文檔中。

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