你是“細(xì)節(jié)控”嗎?_全球快資訊
時(shí)間:2023-06-23 23:29:59
神探夏洛克》
好多事情,都有雙面立場。
拿“細(xì)節(jié)決定成敗、不要關(guān)注細(xì)節(jié)來說”,你到底站哪邊?在我看來,兩者都有一個(gè)共同特征,都是圍繞某個(gè)小目標(biāo)進(jìn)行。
(資料圖片僅供參考)
你想看看是不是?
如果你是一名財(cái)務(wù)工作人員,控制細(xì)節(jié),對公司盈利能力、財(cái)務(wù)狀況有很大的影響;但是,如果你是一名創(chuàng)意設(shè)計(jì)師,過于注重細(xì)節(jié),可能阻礙創(chuàng)造力、創(chuàng)新思維??梢钥闯?,細(xì)節(jié)重要性取決于具體場景和任務(wù)。我發(fā)現(xiàn)有些人總是錯(cuò)誤地使用“細(xì)節(jié)”,陷入細(xì)枝末節(jié)中,無法自拔。
我有個(gè)同事負(fù)責(zé)運(yùn)營新媒體,每當(dāng)我問他“內(nèi)容寫好了嗎”,他總是說“還在改細(xì)節(jié)”,這種改細(xì)節(jié)的習(xí)慣經(jīng)常導(dǎo)致拖延問題。雖然他覺得這樣做出來的效果很完美,但是,當(dāng)交給領(lǐng)導(dǎo)審查時(shí),常常會(huì)出現(xiàn)“方向不對,還需要再調(diào)整”。所以,如果沒有明確“細(xì)節(jié)的使用邊界”,就將這種想法應(yīng)用到工作中,很可能會(huì)帶來負(fù)面效果;那么,它的邊界到底在哪里呢?我們不妨從“為什么”中找答案。
一
一個(gè)人關(guān)注細(xì)節(jié),有三方面原因:
其一,職業(yè)要求;其二,短期目標(biāo)不是太清晰;三,被眼前的事物帶來的信息所困擾住了。
我們看第一個(gè)因素。見字如面,想必你能看出一二,類似會(huì)計(jì)師、律師、質(zhì)量控制人員、法律顧問、程序員等職業(yè),他們工作都要高度關(guān)注細(xì)節(jié)。一個(gè)代碼、一個(gè)配方,一段言語措辭表達(dá),都有可能引發(fā)潛在問題發(fā)生,確保沒有瑕疵,也是工作的基礎(chǔ)底線。
再看第二個(gè)因素。這是很多人會(huì)犯的錯(cuò)誤。短期目標(biāo)的作用,是驅(qū)動(dòng)日常行動(dòng)和決策,就像地圖上的標(biāo)志,告訴我們什么是正確的前進(jìn)方向,什么行動(dòng)最能幫助我們實(shí)現(xiàn)長期目標(biāo)。如果短期目標(biāo)本身模糊不清,它們就失去應(yīng)有的功能。就像,試圖在沒有指南針、地圖的情況下,在森林中找到出口一樣,可能會(huì)迷失方向,不知所措。
舉個(gè)例子,你決定未來3個(gè)月內(nèi)減重10斤,這是一個(gè)清晰的長期目標(biāo)。如果短期目標(biāo)不清晰,只是模糊地決定要“吃得更健康”或者“更多地運(yùn)動(dòng)”,沒有具體的行動(dòng)計(jì)劃,你可能會(huì)感到困惑,不知道如何開始,也不知道如何衡量進(jìn)步。
相反,如果你設(shè)定明確的短期目標(biāo),比如“每天走10000步”或者“一周至少去健身房兩次”,那么,就更容易實(shí)現(xiàn)目標(biāo)。
第三個(gè)因素是在毫無意識下,被困住的。這可以理解為,我們被過多外部信息、外部刺激所帶來的困擾。當(dāng)今信息爆炸時(shí)代、手機(jī)、電腦、電視,無時(shí)無刻都在為你提供內(nèi)容,雖然可以幫助我們更好地理解世界,但過量額信息可能造成無法專注于自己的目標(biāo);你可能會(huì)被無關(guān)緊要的事物分散注意力,在面對過多選擇時(shí)感到無所適從。
這種現(xiàn)象也被稱為“信息過載”,其結(jié)果就是,無法有效地進(jìn)行決策而感到疲勞和壓力。
一個(gè)最常見現(xiàn)象是“使用軟件”。我身邊一個(gè)朋友愛做讀書筆記,電腦上裝滿了各種各樣的應(yīng)用,有些是排版美觀的、有些思維導(dǎo)圖的、還有些做閃念的。他這種熱衷于擺弄工具、讓筆記看來更酷、更炫的方法,卻讓他忽略記錄筆記真正的價(jià)值是“內(nèi)化知識”。
所以,應(yīng)用軟件就像一扇大門,打開它里面的功能都會(huì)給你一些新奇的東西,這些東西,為了增加使用時(shí)常,會(huì)浪費(fèi)掉你太多精力。
工作上,也有此類現(xiàn)象發(fā)生。我原來在公司經(jīng)??床灰姟邦I(lǐng)導(dǎo)”,有時(shí)要匯報(bào)工作,都得發(fā)信息預(yù)約時(shí)間的,可我們部門工作量并沒有如此飽和。
他怎么被信息淹沒的呢?每天到公司需要處理大量電子郵件,還要參加各類會(huì)議,反正,時(shí)間都用來給別人幫忙上了,經(jīng)常出現(xiàn)自己家項(xiàng)目進(jìn)度滯后,每天還累的不行。我倒不是批判領(lǐng)導(dǎo)“時(shí)間管理差”,他們都是時(shí)間管理大師。只是想把這種被信息淹沒的現(xiàn)象告訴你,它們都是外界主動(dòng)給你的,有些事情完全沒必要,浪費(fèi)巨大時(shí)間成本。
二
當(dāng)然,我們不能把一件事直接拍死,細(xì)節(jié)也有很多優(yōu)點(diǎn)。我是一個(gè)非常注重細(xì)節(jié)的人,對任何事情都會(huì)非常認(rèn)真,小心翼翼地處理。以前,當(dāng)給我分配任務(wù)時(shí),只要答應(yīng)了,我會(huì)做到非常完美,絕不含糊。身邊的人,對我比較放心,這也是我為什么能在短時(shí)間內(nèi)升到領(lǐng)導(dǎo)職位的原因。
在公司里,像那些職位比較高的人,都是細(xì)節(jié)控。他們非常擅長觀察別人的言行舉止,善于言辭,能夠準(zhǔn)確把握別人的需求。
我記得有一次客戶來公司訪談,領(lǐng)導(dǎo)安排下屬準(zhǔn)備了口香糖、飲料,甚至特意安排符合客戶口味的午餐菜品,考慮到客戶不吃糖和辣。類似這樣注重細(xì)節(jié)的人有很多,老板們也喜歡他們。畢竟,他們務(wù)實(shí)、能干,總能從一個(gè)問題中發(fā)現(xiàn)更多的問題,對于任何風(fēng)吹草動(dòng)的事情,總能提前知道。
因此,細(xì)節(jié)的優(yōu)點(diǎn)數(shù)不勝數(shù)。明確的短期目標(biāo)、良好的信息管理是有效決策的重要因素。然而,如果不能很好地處理“為什么要關(guān)注細(xì)節(jié)”的問題,就可能會(huì)陷入被動(dòng)的細(xì)節(jié)控制中。不過,除外界給予你的”工作細(xì)節(jié)“部分需要處理外,我們也需要重新審視自己給自己“制造的細(xì)節(jié)”。
什么是自己制造的?
簡單講,圍繞目標(biāo)實(shí)現(xiàn)中,那些不是太重要、跟你所付出時(shí)間精力不成正比、又阻礙你行動(dòng)的微小細(xì)節(jié)、事項(xiàng)等。例如,你準(zhǔn)備一份報(bào)告,需要使用數(shù)據(jù)來支持論證。你可能認(rèn)為,市面上提供的數(shù)據(jù)不夠詳細(xì),因此花費(fèi)大量時(shí)間親自收集、加工和過濾數(shù)據(jù),以確保邏輯的完整性?;剡^頭來看,即使使用別人引用的數(shù)據(jù),也不會(huì)對論證產(chǎn)生負(fù)面影響,這就導(dǎo)致了浪費(fèi)時(shí)間的情況發(fā)生。
完美主義者,應(yīng)該很有感受。
由于以前在數(shù)據(jù)上出現(xiàn)過問題,經(jīng)歷過失敗,為了避免這次再失敗,這讓我開始害怕這件事,使得過度關(guān)注那些不重要的,陷入那種,“高期望,放棄行動(dòng)”的循環(huán)中。
這種高期望,會(huì)使我在行動(dòng)時(shí)更容易感到挫敗,然后產(chǎn)生失望和痛苦的情緒。這種“高期望,行動(dòng),挫敗,失望和痛苦”的過程,一旦反復(fù)發(fā)生,我就會(huì)產(chǎn)生一種逃避機(jī)制,我會(huì)想辦法切斷這個(gè)過程。然而,挫敗感是無法控制的,它會(huì)隨著環(huán)境的變化而變化;失望和痛苦的情緒是人的本能反應(yīng),我很難克服。
而高期望值呢?在我們的文化中往往被美化,也很難從這個(gè)環(huán)節(jié)切斷。所以,為了簡單,我一般會(huì)遏制行動(dòng),當(dāng)我反復(fù)遏制行動(dòng),我就會(huì)形成一個(gè)新的循環(huán):“高期望—放棄行動(dòng)”。這就是,在細(xì)節(jié)上反復(fù)雕琢,陷入習(xí)得性無助的原因。迫于每次做的都要比前一次好,自然,每一次都會(huì)注意細(xì)節(jié),最后常常做出低效率,和拖延的行為。
值得一提的是,這種情況下你也會(huì)對一件事產(chǎn)生恐懼感,想象一下這樣一個(gè)過程:你渴望達(dá)到一個(gè)目標(biāo),采取行動(dòng),遭遇失敗,感到極度的痛苦,于是,就會(huì)馬上停止行動(dòng),來避免這種痛苦帶來的恐懼感;為了保護(hù)自己,甚至可能會(huì)主動(dòng)放棄這個(gè)目標(biāo),以確保我不再遭遇這種痛苦。
三
所以,細(xì)節(jié)控背后循環(huán)代表什么?
答案是,確定感。當(dāng)我們過度關(guān)注細(xì)節(jié),會(huì)覺得做了很多事情,以此來逃避還沒有完成的事,這種行為本質(zhì)是,通過強(qiáng)調(diào)秩序和細(xì)節(jié),讓自己停留在舒適區(qū),只做一些不會(huì)失敗的事。
秩序的確能帶來安全感,通過不斷強(qiáng)調(diào)它,你就形成一種肌肉記憶,覺得“沒事,都在我控制范圍內(nèi)”一切可以用被解決。
其實(shí),現(xiàn)實(shí)不是這樣。我們只是用一個(gè)可控性強(qiáng)、更熟悉的解決方案,來替代原本更復(fù)雜的問題而已。舉個(gè)例子,很多人對閱讀存在一種誤解,他們認(rèn)為必須從頭到尾看完一本書,把作者每個(gè)章節(jié)、細(xì)節(jié)部分,都記錄下來才算完整。
小時(shí)候老師教育過,閱讀理解的本質(zhì)是“理解”。有些人并不這樣做,他們把書當(dāng)作工具,當(dāng)遇到曾經(jīng)看過的內(nèi)容、意思相似的表達(dá)時(shí),直接跳過。正是這種跳躍式的閱讀,讓他們能夠快速獲取更多有用的內(nèi)容,并將其轉(zhuǎn)化為自己的知識。相反地,將作者的內(nèi)容完整閱讀完,僅僅是了解其呈現(xiàn)的表面,將這些表面拿來并沒有太大的用處。這種低效但勤奮的細(xì)節(jié),某種程度上說,并沒有太大的意義。
我的朋友說,他就是這樣的人。因?yàn)闆]有想清楚為什么要這么做,所以,只是盲目地按照大家普遍采用的方法行動(dòng),后來他意識到完全沒有必要。
我還看到過一類現(xiàn)象。一些人喜歡用時(shí)間管理、效率軟件,一個(gè)復(fù)雜的時(shí)間軸上記錄的活動(dòng)安排和計(jì)劃,密密麻麻,我還問過他們真的管用嗎?得到的答案卻是還好。當(dāng)我試圖問起,哪里不滿意呢?他們告訴我,需要頻繁的記錄,對此也耗費(fèi)不少精力。
當(dāng)然,我也會(huì)用。
不過我會(huì)思考,如果這個(gè)時(shí)間軸,對我來說只是一個(gè)繁瑣的記錄工具,沒有更好地管理時(shí)間或者提高效率,那么它就是冗余的,不如不用。與此,我會(huì)選擇簡化時(shí)間管理方式,只保留對我真正有用的信息和方法,以便更好地應(yīng)對我的需求和目標(biāo)。比如,后天有個(gè)重要會(huì)議,下午可能還要交項(xiàng)目報(bào)告,中午可能有個(gè)選題會(huì)要開,此類雜項(xiàng)較多,腦子記不住的,我才會(huì)用軟件管理。方法也跟簡單,跟誰?什么時(shí)候?幾點(diǎn)?什么事?落實(shí)什么?
所以,對于我來說,不是追求記錄的多少、細(xì)致程度,而是,記錄實(shí)用性和對個(gè)人發(fā)展的幫助。只有當(dāng)記錄能夠帶來益處,幫助我更好地思考和行動(dòng)時(shí),才會(huì)堅(jiān)持使用它們。
說實(shí)話,每個(gè)人都會(huì)關(guān)注細(xì)節(jié)。你想想看,微信、飛書、釘釘這些應(yīng)用早已成為工作和生活中不可或缺的一部分,我們使用它們來共享文件、發(fā)送和接收信息。但是,經(jīng)常因?yàn)檫@些應(yīng)用上出現(xiàn)的“未讀消息提醒”,我們會(huì)強(qiáng)迫自己去打開查看一下。
另外,日常與朋友約會(huì)時(shí),你是否偶爾會(huì)專注地留意對方的某個(gè)細(xì)節(jié)?比如他們的穿著、鞋子、上衣、發(fā)型等。
這種關(guān)注細(xì)節(jié)并不是挑剔、潔癖的表現(xiàn),只是希望在衣著上保持整潔,盡量做到事事完美,讓對方感到滿意而已。只要不深陷細(xì)節(jié)上,就沒什么大問題。
四
如果深陷當(dāng)中,該怎么進(jìn)行細(xì)節(jié)平衡?我經(jīng)常使用這三個(gè)步驟:
1. 先以某個(gè)導(dǎo)向?yàn)橹行?/strong>
作為建筑師,負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)、建造一座房子時(shí),首先會(huì)制定一個(gè)整體的建筑和設(shè)計(jì)方案,包括房屋的結(jié)構(gòu)、布局和主要要素。接著,會(huì)開始著手建造房子的框架,確保結(jié)構(gòu)和基礎(chǔ)是穩(wěn)固可用的。在這個(gè)階段,并不會(huì)花費(fèi)大量時(shí)間追求內(nèi)部裝飾、細(xì)節(jié)的完美。相反,可能會(huì)使用簡易的設(shè)計(jì)軟件,快速完成它們,然后逐步改進(jìn)和修飾其中的部分。
這和工作原則類似。比如,你要制作一份PPT,你應(yīng)該先搭建好框架,確定需要哪些步驟,然后,再對每個(gè)步驟進(jìn)行優(yōu)化。因?yàn)榭蚣苷紦?jù)了70%的重要性,剩下的30%可以慢慢改進(jìn)和迭代。
如果一開始你就沉迷于那30%,忽視了整體的框架,結(jié)果就是做出來的東西。不符合你的基本要求。
其他方面也是類似的。你想學(xué)習(xí)一門技能,你應(yīng)該先開始實(shí)際練習(xí),不是一上來就埋頭看書、瘋狂購買課程;你想成為一名短視頻博主,不是一上來就看一堆關(guān)于定位和拍攝的內(nèi)容,而是拿起手機(jī)開始拍攝,找到感覺,然后再基于問題去學(xué)習(xí)相關(guān)知識。
那些一上來就沉迷于學(xué)習(xí)而忽視實(shí)踐的人,最終往往會(huì)被知識所束縛。因此,我的一個(gè)重要原則是:導(dǎo)向?yàn)橹行?/strong>,導(dǎo)向應(yīng)該和最終決策平行,甚至是一個(gè)起點(diǎn)的,有了它再去找框架,再去處理細(xì)節(jié)。
2. 審視細(xì)節(jié)的重要程度
我并不是說處理細(xì)節(jié),不需要做到盡善盡美;而是,當(dāng)你開始關(guān)注細(xì)節(jié)重要性時(shí),要一些問題來判斷它的重要性。
譬如,這個(gè)細(xì)節(jié),直接關(guān)聯(lián)核心目標(biāo)嗎?忽視這個(gè)細(xì)節(jié)是否會(huì)帶來重大影響或負(fù)面后果?這個(gè)細(xì)節(jié)對最終結(jié)果、決策有重要影響嗎?投入更多時(shí)間和精力,來處理這個(gè)細(xì)節(jié),是否能帶來明顯的價(jià)值或回報(bào)?通過這些問題的評估,可以更好地判斷,哪些細(xì)節(jié)是最重要的。
只有當(dāng)一個(gè)細(xì)節(jié)與上述四個(gè)問題相關(guān)時(shí),它們就是最重要的,這樣的評估有助于平衡關(guān)注的程度,確保將時(shí)間精力集中在,對任務(wù)和項(xiàng)目最有價(jià)值和重要的細(xì)節(jié)上。
當(dāng)我們開會(huì)時(shí),就會(huì)遇到上述幾種情況。
一些同事時(shí)不時(shí)插一句,或者提出一條與目標(biāo)相關(guān)性很弱的思考,就會(huì)引發(fā)大家延伸起來,想想看,是不是?如果遇到此類細(xì)節(jié)控,不要去跟他較真,以免陷入糾纏中。反正,時(shí)刻圍繞上述四個(gè)問題展開,就能找出明確答案。
3. 設(shè)置限制階段性檢查
即使確定框架和細(xì)節(jié),也并非意味著不需要進(jìn)行調(diào)整。即便是在工程領(lǐng)域,也存在“微調(diào)時(shí)刻”。
框架建立并開始運(yùn)作后,你的視野將從理論上的“討論”轉(zhuǎn)變?yōu)椤皩?shí)際操作”,雖然掌握整體情況,大局上不會(huì)出現(xiàn)大問題,并不代表過程沒有小問題。要確保過程沒有問題,就需要在運(yùn)行基礎(chǔ)上,階段性檢查,關(guān)注過程并了解流程。這個(gè)階段,你會(huì)發(fā)現(xiàn)新的問題,當(dāng)你了解了這些新問題,不斷修正,成功的概率才能提高。
這就像炒菜一樣。你雖然制定了菜品的概念、風(fēng)格、口味、材料和烹飪方法,但開始制作這道菜時(shí),菜品的火候、以及口感程度,是不可能按照標(biāo)準(zhǔn)就能達(dá)到的,畢竟有的人口味重,有的人口味清。所以,一件事跑起來看到視角,和計(jì)劃中完全不一樣。
總的來說,細(xì)節(jié)管理,被人忽略的部分。它是個(gè)人全情投入一件事,對框架、結(jié)構(gòu),更深入了解的一個(gè)必要節(jié)點(diǎn);也恰恰反映出,你是否能將有效資源充分最大化。
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